Zamanınızı Daha Etkili Kullanmak için 15 Basit Yöntem
14 Ocak
Hepimiz günü 24 saat yaşıyoruz. Peki bazı insanlar nasıl günün her dakikasını verimli bir şekilde geçirebiliyorlar? Kimsenin zamanı durdurmak veya yavaşlatmak gibi süper güçleri olmadığına göre bazılarının zamanı daha doğru kullandıklarını söyleyebiliriz. Zaman yönetimi özellikle de günümüz şartlarında gittikçe önem kazanıyor. Yapılması gereken işlerin arasında kaybolmamak, sorumluluklarımızı yerine getirirken kendimize de zaman ayırmayı başarmak zor gibi görünse de bazı küçük değişikliklerle siz de zamanınızı daha verimli kullanabilirsiniz. Bu yazımızda daha dengeli bir yaşam için uygulayabileceğiniz 15 basit yönteme yer verdik. Yazının sonunda size zaman yönetimi konusunda yardımcı olacak kitap önerilerimize de göz atmayı unutmayın. Hazırsanız başlayalım... 


Zaman Denetimi Oluşturun 


Zaman konusunda devamlı sıkıntı yaşıyor ve hiçbir şeye zamanınızın yetmediğinden şikayet ediyorsanız yapmanız gereken ilk şey zamanınızı nereye ve neye harcadığınızı bulmak. Sosyal medyaya sadece aralarda birkaç dakika baktığınızı düşünüyor olabilirsiniz ancak o bir dakikalar toplandığında günde belki de birkaç saat kaybetmenize neden oluyor. Bir hafta boyunca yaptıklarınızı not alarak veya Rescuetime gibi uygulamalar kullanarak neye ne kadar zaman harcadığınızı ölçebilir, zamanınızı çalan şeyleri bulabilirsiniz. 


Her İş için Bir Süre Belirleyin 


Yapmanız gereken iş kalemleri için baştan bir süre tanımlamak dikkatinizi toplamak konusunda size yardımcı olabilir. Örneğin bir rapor hazırlamanız gerekiyorsa o iş için kendinize bir süre verin. Böylelikle gününüzü planlayabilir, işleri zamanında yapmak için farkında bile olmadan daha özenli davranabilirsiniz. 


Yapılacaklar Listesi Oluşturun Ancak Görevlerden Vazgeçmeyin 


Tüm hedef ve projeleri başarmak için birçok küçük adım atmanız gerekir. Küçük parçaların aslında size başarıya götüren yolda önemli adımlar olduğunu unutmayın. Yapmanız gerekenler için bir yapılacaklar listesi oluşturun. Bu hem işinize odaklanmanızı sağlar, hem de başardığınız veya geriye kalan işleri görmenizi sağlayarak sizi motive eder. Elbette kimi zaman işleri tamamlamak için bazı kesintiler olacak, bazı sıkıntılar ortaya çıkacaktır. Bu durumda o işlerden vazgeçmeyin, bu görevlere geri dönüp tamamlamaya çalışın. 


Planlayın 


Plansızlık her zaman en büyük sorundur. Her gün için bir planınız olsun. Aksi durumda bir yığın işin ortasında kendinizi amaçsızca dolanırken veya işleri ertelerken bulabilirsiniz. Her günün sonunda 10 dakikayı sonraki günü planlamak için geçirin. Her sabah gün içinde yapmanız gereken öncelikli işleri belirlemek rutininiz olsun. Böylece en verimli ve üretken olduğunuz zamanlarda bu işleri ele alarak halledebilirsiniz. 


En Zorlayıcı İşleri Sabah Saatlerinde Halledin 


Biriken e-postaları okumak, uzun zamandır ertelediğiniz bir raporu hazırlamak, daha önce hiç bilmediğiniz bir konu üzerine araştırma yapmak... Gözünüzde büyüttüğünüz, sizi zorlayan işler nelerse onları günün ilk saatlerinde tamamlayın. Pek çok kişi için günün en verimli zamanları ilk saatlerdir. Henüz enerjiniz tükenmemişken yapılması gerekenleri hallederseniz günün geri kalanında diğer önemsiz işleri yapmak çok daha kolay olacaktır. Üstelik zorlandığınız bir işi tamamlamak size kendinizi iyi hissettireceğinden günü güzel bir ruh haliyle, motivasyonunuz yüksek olarak geçirebilirsiniz. 


80-20 Kuralına Uyun 


Pareto İlkesi olarak tanımlanan 80-20 kuralını bir yerlerde duymuş olabilirsiniz. Kuralı özetle tanımlamak gerekirse; ortaya çıkan etkiler kabaca %80’inin etkenlerin sadece %20’sinden kaynaklanır. Ekonomiye, şirket politikalarına uygulanan bu kural aynı zamanda zamanı yönetmek konusunda da bize önemli bir şey söylüyor. Aldığınız sonucun %80’i, yaptığınız %20’lik eylemden kaynaklanıyor. Yapılacaklar listenizdeki önemli birkaç işi tamamlayıp sildiğinizde listenizi sadeleştirmekle kalmayıp, aslında yapmanız gerekenlerin %80’ini yapmış olacaksınız. Başlangıçta bu biraz garip gelebilir ancak fazla mesai yaptığınız zamanları önemli işleri tamamlamak için harcadığınız düşünülürse siz de doğruluğunu fark edebilirsiniz. 


Yetki Vermeyi Öğrenin 


İş yerinde yapmanız gereken bir işi yapabilecek başka biri varken ona anlatmakla zaman kaybedeceğiniz düşüncesiyle her şeyi kendiniz yapmak için çabalıyor musunuz? Ya da evde sorumluluklarınızı paylaşmaya hazır biri varken sizin kadar iyi yapamayacağını düşündüğünüzden her şeyi üstleniyor musunuz? Çoğu insan için iyi bildiği bir işi yapmayı bırakmak veya başkasına devretmek oldukça zordur. Ancak başka birini eğitmek için zamanınız olmadığından şikayet ederken tüm işi yapmayı sürdürmeniz uzun vadede günlerinizi daha verimsiz geçirmenize neden olur. Başlangıçta harcayacağınız zamanın, sonrasında yaşamınızı kolaylaştıracak, daha iyi işler yapmanıza olanak sağlayacak bir yatırım olduğunu unutmayın, görevlerinizi paylaşmaya hazır olun. 


Yarım iş Yapma Alışkanlığınızı Bırakın 


Çalışmak için bilgisayarınızın başına geçtiniz, başladıktan birkaç dakika sonra sosyal medyadan gelen bildirime gözünüz kaydı ve telefonunuzu elinize aldınız. İşte o nokta tam olarak dağılma noktanız. Geri döndüğünüzde kaldığınız yerden devam edebilmek için harcamanız gereken süre artık daha uzun. Yarım çalışmak yerine yaptığınız işe odaklanın ve önemsiz şeylerin dikkatinizi dağıtmasına ve yaptığınız işi bölmesine izin vermeyin. Böylelikle işiniz için ne kadar zaman harcamanız gerekiyorsa o kadar zaman harcadığınızı fark edeceksiniz. Unutmayın, odaklanmadan yaptığınız işler sonunda, aslında ulaşabileceğinizin yarısı kadar bir başarıya ulaşmak için iki kat zaman harcarsınız. 


Günlük Programınızı Değiştirin 


Devamlı hiçbir şeye yetişemediğinizden şikayet ediyorsanız belli ki yanlış giden bir şeyler var. Sabahları 8.00’de kalkıyorsanız bir saat daha erken kalkmayı deneyebilir, günün sakin zamanlarını ihtiyacınız olan şekilde geçirebilirsiniz. Televizyon başında geçirdiğiniz zamanları azaltmak, geceleri bir bölüm daha dizi izleyerek uykunuzdan çalmak gibi gününüzü aksatan alışkanlıklarınızı bir kenara bırakıp kendinize yeni bir program oluşturun. 


İş Kalemleriniz Arasına Küçük Molalar Koyun 


Yapmanız gereken işleri arka arkaya sıralamak iyi bir fikir gibi gelse de aslında odaklanma sorunu yaşamamanız için aralara molalar eklemeniz gerektiğini unutmayın. Hiç kimse ara vermeden saatlerce bir işe konsantrasyonu tam bir şekilde devam edemez. Bir saat çalışıp bir işi tamamladıktan sonra kendinize nefes alacağınız bir 10 dakika ayırın. Bu, bir sonraki işe daha dinç başlamanıza neden olacağından işlerin daha hızlı yürümesini sağlayacaktır. Kısacası yapmanız gereken işler arasında bir kendiniz için bir tampon zaman yaratın. Üstelik bu tampon zamanlar çıkan aksilikler karşısında hâlâ belirlediğiniz süreler içinde işlerinizi tamamlamanızı da sağlayabilir. 


Düzenli Olun, Tek Bir Göreve Odaklanın 


Bir anda birden fazla işi yapmak daha başarılı olduğunuz algısını yaratsa da aslında hiçbir işi tam yapmadığınızdan doğru değil. Çoklu görev listelerini unutun, bir işe odaklandığınızda o işi tamamlayın ve düzenli olmaya gayret sarf edin. Bir eşyayı kullandıktan sonra o eşyayı kaldırmak için harcayacağınız zaman 1 dakikayken birkaç gün sonra o eşyayı aramak için 10 dakika harcayabileceğinizi unutmayın. 


Beklediğiniz Anları Değerlendirin 


Zaman kaybettiğinizi düşündüğünüz, beklediğiniz anları değerlendirin. Örneğin trafikte çok zaman kaybettiğinizi düşünüyorsanız o zamanı kitap okuyarak değerlendirebilirsiniz. Bir toplantı öncesinde toplantı saatini beklerken posta kutunuzda bekleyen okunmamış e-postaları cevaplayarak yapmanız gereken işlerden birini tamamlayabilirsiniz. Unutmayın, zaman durmaz, siz durursunuz. 


Çevrimiçi Takvimler Kullanın 


Takvimler her zaman planlama için önemlidir. Elbette günümüzde, farklı cihazlardan ulaşabildiğimiz, toplantılarımızı ve randevularımızı planlayabildiğimiz çevrim içi takvimler sayesinde bu durum bir üst seviyeye taşındı. Çevrimiçi takvimler sayesinde günü doğru planlayabilir, hatırlatıcılardan faydalanabilir, sizi bekleyen etkinlikleri zamanında görebilirsiniz. 


Hayır Demeyi Öğrenin 


Çoğu zaman birilerini kırmamak, üzmemek adına yapmamız gerekenleri erteleyebiliyor, kendi zamanımızdan çalabiliyoruz. Örneğin siz çalışırken bir arkadaşınız arayıp uzun uzun sohbet etmek istediğinde ona hayır demeyi bilin. 


Mükemmelliyetçilikten Vazgeçin 


Yaptığınız işi eksiksiz yapmak elbette ki çok önemli. Ancak kusursuz olmak için yapılan işleri tekrar tekrar yapmayın. Her zaman her şey mükemmel olmaz, bunu kabul edin ve elinizden gelenin en iyisini yaparak yolunuza devam edin. 


Kidega’nın Önerisi: 


Bu konuda listelediğimiz öneriler dışında daha fazlasına ihtiyaç duyuyorsanız size zamanınızı yönetmek konusunda yardımcı olacağını düşündüğümüz üç kitap önerimiz var. İlki Jeff Sutherland tarafından kaleme alınan “Scrum - İki Katı İşi Yarı Zamanda Yapma Sanatı” . Kitap Scrum olarak bilinen proje yönetim metoduyla üretkenliğinizi sekiz kat arttırabileceğinizin altını çiziyor. Uluslararası dev şirketlerin, hükümetlerin kullandıkları bu metod ile zamanınızı verimli kullanırken kendinizi daha mutlu hissetmeniz mümkün. Twitter'ın CTO'su Adam Messinger bu metodla ilgili olarak şu cümleleri kuruyor; “Yazılım kariyerim boyunca büyük ve küçük tüm projelerde Scrum'u büyük bir başarı ile uyguladım. Küçük ekipleri yönetmede bildiğim en iyi yoldur ve yazılımın ötesinde uygulamalarının olduğuna da şüphe yoktur. Bu kitap Scrum eğitimi ve jargonu ile onunla nasıl çalışmamız gerektiğini ortaya koyuyor.” 

Zamanınızı daha iyi kullanmanız konusunda etkili olacak bir başka önemli teknikse Francesco Cirillo tarafından geliştirilen Pomodoro Tekniği. Aynı zamanda bu konuda “Pomodoro Tekniği Hayat Kurtaran Zaman Yönetimi Sistemi” adlı kitabı yazan Cirillo; çağımızın en büyük sorunu olan odaklanma kavramını ele alıyor. Bir işe odaklanmadan hayal ettiğimiz sonucu alamayacağımızın ve aslında tüm emeklerimizin boşa gideceğini belirten yazar uygulaması kolay olan bu teknik ile zamanı daha verimli kullanmak konusunda ilham verici öneriler de bulunuyor. Siz de odaklanma konusunda sorunlar yaşıyorsanız kitaba göz atabilirsiniz. 

Poly Bird’in yazdığı “Herkes İçin Zaman Yönetimi” adlı kitap da en değerli varlığımız olan zamanımızı nasıl kullanacağımız hakkında ipuçları veriyor. Basit ve kolay uygulanabilen pratik yöntemlerle hayatınızda bir fark yaratmak isterseniz kitabı inceleyebilirsiniz.


Kitaplara daha yakından bakın: